クリーンマネージャー
会社を越えて、日ごとの作業を共有するクラウドサービス
日程が変わるたび、同じ内容を何社にも伝えていませんか。
CleanManagerは、元請け・自社・協力会社が、同じ作業の予定と状況を共有する仕組みです。
01 / 会社を越える作業共有
同じ日程を、何度も伝えない。
別々の伝言から、同じ一件へ。
例えば、Aビルの定期清掃が10月22日9時〜11時に変更されたとき。関係する会社が共通の作業予定を使えば、各社が予定表を書き換え、順番に同じ内容を伝え直す工程を見直せます。
さらに委託先が続く商流でも、予定と「予定」「完了」などの状態を共有します。この多段階の委託関係で作業を共同管理する方式には、特許技術が使われています。
日ごとの予定と、企業間共有の仕組みをもう少し見る
一つの予定は、一つの日付に行う作業です。何日か続く仕事も、日ごとの作業として管理します。期間を横に伸ばす予定ではありません。
基本の企業間共有は、双方がCleanManagerを利用し、取引関係や権限を設定して行います。どの予定を、どの相手と共有するかを決めます。共有方法・範囲は機能や契約によって異なります。
02 / 現場はスマートフォンから
「終わりました」を、同じ一件に。
現場で
予定を確認 → 完了を記録作業の内容を確かめ、写真や報告と一緒に、その日の結果を残す。
事務所・共有先で
作業の状態を確認電話をかける前に、同じ一件の状況を確かめる。
作業を終えた人の記録を、次に確認する人が使う。完了を伝えるために、現場から事務所へ、事務所から元請けへと同じ連絡を繰り返す必要がなくなります。
必要な相談に、時間を使う。
状況が共有されれば、管理者は遅れやトラブルなど、確認が必要な仕事に目を向けやすくなります。緊急の相談や判断は、必要な相手と連絡して進めます。
現場での携帯端末はスマートフォンを中心に想定しています。タブレットでも利用できます。
03 / 写真を、仕事の記録へ
写真は、作業と一緒に残す。
撮影は済んでいるのに、あとから写真を集め、場所を確かめ、報告書に並べ直す。その整理を、作業の記録から見直します。
CleanManagerでは、作業に紐づけて写真を登録し、写真報告書の作成に使えます。撮る場所と、確かめたいことを先に決める。それが、現場での記録を次の仕事へつなぐコツです。
紙の報告書や、次回の作業にも生かすには
顧客指定の紙の報告書をすぐに変えられない場合は、記入した書類を撮影して取り込む方法もあります。
作業前後の状態や気になる箇所が分かる記録なら、報告の確認だけでなく、次回の準備にも使えます。新しい清掃機器や資材を試すときも、その使い方と結果を作業の記録に残せます。
04 / 社内連絡から、請求まで
現場の予定。その先にも、使い道。
「次の人に残したい」も、共有。
社内の予定や連絡には「ライブメモ」を使えます。写真や資料、メモを添えて共有し、既読の確認もできます。その場にいなかった人も、準備に必要な情報を確かめられます。
ライブメモの共有範囲を見る
全従業員、特定のメンバー、自分だけ、と公開範囲を分けられます。チームへの連絡にも、自分の備忘録にも使えます。
少人数の会社なら
予定・報告・請求まで一人で現場と事務を担う会社では、請求書の発行までまとめて使う方法があります。
既存システムがあるなら
作業管理を任せる業界向けの管理システムを活かし、現場の予定・実施状況・報告に特化して使う方法もあります。
使う機能と、データの受け渡しを確認する
この記事は、作業管理・報告・請求機能を備えるCleanManager Fullを中心に紹介しています。利用できる機能は提供プランによって異なります。
請求データなどはCSV形式で出力できます。既存システムへ渡すときは、項目や形式、出力の時期を合わせて確認します。現在うまく回っている仕事を活かしながら、負担の大きい工程から使う範囲を考えられます。
CleanManagerおよびクリーンマネージャーは、アイデン株式会社の登録商標です。