チームマネージャーメール・FAX・報告を、案件からたどる情報共有サービス
「その変更、どこまで伝わっていますか？」
担当者の帰りを待つ前に、案件を開く。
TeamManagerは、メール・FAX・報告を、仕事のまとまりから確かめるためのサービスです。
01 / CONTACT
「メールの話？FAXの話？」で分けない。
探す入口を、コンタクトへ。
TeamManagerの特徴は「コンタクト」。送受信したグループメールとFAXを、共通の画面から確認できます。仕事の種類を示すラベルや、対応状況を示すステータスも使い、チームで確認を進めます。
メール
部署の窓口を共有グループメールを、チームのやり取りとして確認する。
FAX
送受信を共有紙の置き場所だけに頼らず、連絡の内容と対応状況を確かめる。
共有するメールと、必要な利用環境を見る
コンタクトで共有する対象は、業務で使うグループメールとFAXです。個人メールの機能は、グループメールとは別に扱います。
グループメールには別途メールサーバーが、FAXには対応する複合機やインターネットFAXなどの機器・サービスが必要です。現在の環境と、共有する部署・担当者の範囲を確認して導入します。
02 / 一件の受注から、複数の発注へ
相手が違っても、同じ案件。
B社へのFAX。一つの仕事として追う。
例えば、販促物一式の注文。顧客との調整はメール、印刷を頼むA社との連絡もメール、梱包を頼むB社とはFAX。相手と連絡手段は分かれていても、同じ受注に関わるやり取りです。
関係するコンタクトに同じ案件を指定すると、顧客からの依頼と、各社への発注・返答を案件からたどれます。「誰から来たか」に加えて、「どの仕事の話か」で見る。それが案件管理の使い方です。
案件への紐づけと、対応状況のそろえ方を見る
案件は、関係するコンタクトに指定して記録します。発注先や発注内容を決めるのは担当者です。
変更の連絡も同じ案件に残せば、元の条件からどう変わったかを追えます。返答を受けたとき、確認が済んだときなど、誰がどの段階でステータスを更新するかも、社内でそろえます。
03 / REPORT
変更の「理由」まで、置いておく。
メールやFAXに残るのは、相手と交わした言葉。その間に電話や訪問で話したこと、条件を変えた理由も、次の担当者には必要です。
TeamManagerでは、報告書にも関連する案件を指定できます。相手からの返答と、社内で共有する判断の理由。両方を同じ案件から確かめることで、途中から対応する人も事情をつかみやすくなります。
営業が残す
何を話し、何を決めたか変更の理由や打合せの内容を、案件の報告として記録する。
事務・部長が見る
次に何を確かめるか原文と報告を併せて見て、返答できる内容と判断が必要なことを整理する。
04 / CALENDAR
連絡も、予定も、報告も。日付で見渡す。
そこに至る経緯を、チームで。
案件のカレンダーでは、メールやFAXの送受信に加え、打合せ・納品などの予定、報告書も日付に沿って確認できます。連絡と、その間に行った活動を、同じ案件の流れとして見渡せます。
営業が外出中でも、事務が経緯を確認し、必要なら部長と判断する。その間の返答も残せば、戻ってきた営業が続きを追えます。担当者ごとの仕事を、記録でつなぐ使い方です。
使い始めるときに決めること
まずは一つの案件で、案件の名前、コンタクトを紐づける担当、対応状況を更新するタイミング、報告に残す内容をそろえます。
全員がすべてを抱える必要はありません。営業は条件を整理し、事務は確認を進め、部長は判断する。役割を持ちながら、必要なときに同じ経緯を確かめられるようにします。
TeamManagerは、アイデン株式会社の登録商標です。