送る中身が分かる、一枚を添える
封筒に入れる書類はそろった。あとは「何の書類を、何部送ったか」を相手に伝える送付状だけ。以前使ったひな型の宛先を消し直すより、その場で必要な項目を確認しながら作りたいことがあります。
書類送付状は、郵送する書類に添える一枚を作るツールです。宛先の二段表示、任意の郵送先住所、自社情報、件名、書類名・数量と本文を入力し、右側で仕上がりを確認します。
できること
- 二段の宛先：会社名などを大きく、所属や氏名を二段目に記載
- 自由な自社情報：会社名・部署・住所・連絡先を複数行で入力
- 同封物を明記：書類名と数量、同封の有無を記載
- 再利用と出力：自社情報・テンプレートの保存、PDF保存・印刷
こんな場面で役立ちます
| 作業報告書の送付 | 書類名と部数を明記して郵送 |
| 定期的な書類の発送 | 保存した自社情報や文面を再利用 |
| 個人からの書類送付 | 自由入力欄に必要な差出人情報を記載 |
画面を見ながら、使い方を確認
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使い始めるまでの3ステップ
- 宛先と自社情報を入力し、必要なら郵送先住所を記載します。
- 書類名・数量と件名・本文を整え、一枚への収まりを確認します。
- PDF保存または印刷を行い、送る書類の一番上に添えて郵送します。
保存と出力を使い分ける
| 自社情報を保存 | 差出人情報だけをJSONファイルに保存・読込 |
| テンプレートを保存 | 宛先・自社情報・日付・本文などをまとめて保存 |
| PDF出力 / 印刷 | ブラウザーの印刷画面から保存・印刷 |
使う前に確かめたいこと
このツールは送付状を作成する道具で、郵便の発送や書類の送信を代行するものではありません。印刷した後に、同封する書類と記載した名称・部数を照合しましょう。
テンプレートを読み込むと、日付や宛先も再利用されます。今回の送付先・送付日へ直してから出力してください。保存するJSONには宛先や本文が含まれるため、自社情報だけのファイルと区別して管理します。
よくある質問
FAX送付状とは何が違いますか？
郵送する書類向けに、任意の郵送先住所と書類名・数量を記載します。FAX番号を入れて送信するためのツールではありません。
住所を入れずに使えますか？
郵送先住所の入力は任意です。送付状に必要な宛先や差出人を記載し、封筒の宛名は別に確認してください。
まずは、小さな作業から
相手が受け取ったときに、中身がすぐ分かるように。送る前の確認を助ける一枚として使ってみてください。
MiniToolsの一覧は bmtools.jp/minitools/ から確認できます。